퍼실리테이션(2) 당신의 퍼실리테이션은 지금부터

무엇인가 잘못 되었다고 느꼈다면 지금부터 시작하면 된다.

 

직접 참여했던 프로젝트 중에 한 기업의 조직문화 컨설팅에서 
일주일 평균 회의가 15개라는 충격적인 인터뷰를 한 적이 있다. 

월요미팅, 주간보고, 부서 미팅, 업무 시작회의, 주니어보드 회의 등 
수많은 회의를 하면서도 결과물에 대해서는 물음표를 던진다. 

우리는 일을 하기 위해 회의를 하는 것이지 회의를 하기 위해 일을 하는 것은 아니지 않은가?? 
해당 기업의 컨설팅 처방전은 간단했다.
<처방전 : 퍼실리테이션 적용과 퍼실리테이터 양성>

 

주요 포인트

1) 회의를 왜 하는지 다시 돌아보아야 한다.

2) 유사하면 같은 것이 아니라 다른 것이다.

3) 지금 시대의 방향성은 조직이 함께 조력하는 것이다. 

 

답이 정해져있으면 왜 회의를 하나요

여러분도 한 번쯤은 회의에 참여하면서도

회의 안에서 나타나는 비합리적인 상황들을 겪어 봤을 것이다. 

 

이미 정해져 있는 답을 공표하기 위한 답정너 회의, 

아이디어를 제시한 그 사람이 담당자가 되기에 서로 회피하는 회의, 

회의를 마치고도 결과물에 대해서 모두 다른 이야기를 하는 동상이몽 회의 등 

우리 주변에서 흔히 발견할 수 있는 회의 모습이다. 

우리의 회의는 왜 이렇게 어려운 것일까?? 바뀔 수는 없는 것일까? 

이를 고치기 위해 우리는 더 섬세하게 회의를 준비하기도 하고

간혹 상급자와 부딪히기도 하지만 여전히 어려운 것은 변함이 없다.

우리에게 누군가 나타나서 회의를 중재해주고

이런 비합리적인 상황을

없애주는 역할을 해 주는 것이 바로 Facilitation이고,

그것을 하는 사람이 Facilitator이다.기술처럼 

 

퍼실리테이션

---

Facilitation은 '(일을) 쉽게 하다, 혹은 (행동, 과정 등을) 촉진하다.'는 뜻으로
중립적인 위치에서 집단활동 프로세스에 관여하여 팀의 목적을 효과적으로
달성할 수 있도록 촉진하고 지원하는 행위를 말한다.

좁은 의미에서의 퍼실리테이션은 '회의를 효과적으로 진행하기 위한 활동'을 한다.
넓은 의미에서는 '조직 내 혁신 과제 등의 문제 해결 과정을 촉진하는 활동'이라고 할 수 있으며
이때의 퍼실리테이터란 이러한 조직 내 다양한 문제 해결 활동을 지원하는 촉진자의 역할을 한다. 
<퍼실리테이션의 정의, 월간 HRD>

 

 

퍼실리테이션은 회의나 그와 비슷한 목적을 지닌 모임을 

효과적으로 이끌어 가기 위한 한 방법이며, 

리더나 상급자 중심의 회의에서 벗어나 

모든 참여자의 역량을 이끌어내는 일련의 활동을 포함한다. 

이러한 활동을 촉진하기 위해 

필요한 프로세스와 도구를 파악하고 제공하는 촉진자가 바로 퍼실리테이터이다.

 

• 모든 구성원이 토론에 참여하도록 한다.

• 모든 구성원이 몰입할 수 있도록 갈등 요소를 제거/감소시킨다.

• 회의의 목적을 분명히 하고 구성원의 합의를 통해 결정한다.

• 다양한 의사결정 도구를 알고, 적재적소에 사용한다.

• 다양한 커뮤니케이션 기법(경청/칭찬/질문 外)을 적재적소에 사용한다.

• 회의 프로세스 관리자로서 회의의 본질로 구성원을 안내한다

• 회의의 내용을 알기 쉽게 정리한다.

• 갈등을 관리하고 부정적 텍스트를 긍정적 방향성으로 조정한다.

• 퍼실리테이터는 기존의 회의 진행자와 달리 중립적인 제 3자의 입장에서 아래와 같은 역할들을 수행한다.
  

퍼실리테이션의 핵심은 회의에 참여한 구성원들이

모두 동등한 입장에서 문제와 회의 결과물을 바라보게 하는 것

이를 위한 회의의 프로세스 설계부터

구성원들의 긍정적인 집단 역학을 만들어 주는 것

까지도 퍼실리테이터의 역할이다.

 

이 과정에서 퍼실리테이터는 이젤패드, 포스트 잇 등과 같은

물리적인 준비물부터 주제에 적합한

분석/의사결정 Tool과 같은 전문지식도 준비해야 한다.

회의 주제나 여건에 따라서 달라지지만

일반적으로 퍼실리테이터가 활용하는 도구는 아래와 같다.

 

• 갈등을 관리하고 부정적 텍스트를 긍정적 방향성으로 조정한다.

• 좌석 배치 및 회의장소 레이아웃

• 플립차트 / 화이트 보드 등 시각화 도구

• 포스트잇 / 도트스티커 등 의사표현 도구

• 안건에 최적화된 회의 프로세스 / 아젠다

• 프로세스 별 분석/의사결정 도구 등

포스트잇은 보여지는 것일 뿐, 역동성과 논리구조가 더 중요하다. 

 

 

지금까지 퍼실리테이션이 무엇인지

 퍼실리테이터가 무엇을 하는 사람인지 간단히 알아보았다. 

 

하지만 가장 중요한 것은 퍼실리테이터의 철학이 

조직 구성원을 얼마나 존중하는지 

그래서 회의 내내 그들이 업무를 수행할 수 있도록 

조력하는지가 가장 중요하다. 

 

인간에게는 좋은 도구보다 진정성이 더 중요한 게 아니겠는가? 

당신이 회의를 즐겁게 바꿔보고자 한다면 

퍼실리테이터의 철학을 가져보는 것을 추천한다. 

 

---

*참고자료

1) 퍼실리테이터 정의(한국HRD협회, 월간 HRD)